会议和奖励旅游组织者的决策过程（下）
自UNWTO和ETC的报告解读上篇发布后，在业界引起了广泛关注。为了便于读者阅读，“活动研究”团队决定将原计划的三篇改为上、下两篇。
报告第二部分（5-8章）按不同细分市场，分析了会议和奖励旅游组织者的决策过程，这是我们今天的推介重点。
在第二部分的引言中有这样一段话：无论是协会会议和代表会议，还是公司会议或奖励旅游活动，都是组织整体战略中不可分割的一部分。如果用活动管理的相关原理来解释，要分析会议和奖励旅游组织者的决策过程，首先要从关键成功要素（KSF）中的“为什么”（why）入手。
基本结论
表1 会议和奖励旅游业（MCCI Industry）不同细分市场决策过程的主要特征
决策过程
1、协会会议和代表会议
由于协会细分市场的多元化，不同协会的会议决策方式也存在较大差异。协会会议和代表会议的决策制定过程可能会特别复杂，并且花费时间一般较长，为此，要特别注意三点：
（1）不同协会，会议的最终决策者身份也有所不同。本报告中的调查结果支持了UIA 2013年的调查发现：委员会/committee (38.6%), 高层管理者/executive officer(29.4%), 会员大会/general assembly(26.3%) ，其它(5.7%)。
图1 协会会议和代表会议的最终决策者
（2）绝大多数协会会议都采取竞标方式，即通过听取一系列陈述，来判断在备选目的地或供应商中谁是最合适的。
图2 协会会议的竞标过程
（3）调查结果显示，协会会议的平均筹备时间是3-6年。当然，具体筹备时间依协会的会员情况和会议巡回举办情况而有所变化，区域性协会的会议筹备时间呈现出缩短的趋势。
图3 协会会议的筹备时间
图4 协会会议和代表会议的决策制定过程
在筹备协会会议和代表会议时，组织者往往会遵循一系列标准。因为协会的性质不同，标准也各异。常见的关键因素包括：
––服务标准；
––财务标准；
––协会内部目标；
––政治和情感标准；
––商务联系和市场因素。
2、公司会议
总的来说，公司会议的决策制定过程遵循一种相对传统的路径。一旦公司识别了举办会议的需求、选择了类型和明确了目标，会议组织者便可以在服务、战略和执行上做出决策。
图5 公司会议的决策制定过程
根据公司的实际情况，公司会议的决策往往由CEO和公司高管，销售、营销和管理部门，公司内部的活动策划者或第三方服务公司做出。调查结果显示，公司会议的平均筹备时间是半年至一年，而且总体而言，会议规模越小、会期越短，筹备时间也越短。
图6 公司会议的最终决策者
图7 公司会议的筹备时间
在确定目的地、场地、活动和其他关键事宜时，公司会议的决策者会综合考虑许多因素。而且因为内部和外部会议的目标不同，每一种不同类型的会议，决策标准都不同。
总体而言，内部会议是组织导向型的（organizationally oriented），它要求会议策划者关注以下因素：
–– 公司内部目标；
–– 场地选择；
–– 服务标准；
–– 财务标准。
与之相对应，面向外部的会议是业务导向型的（business focused）,它要求会议策划者必须关注以下因素：
–– 商务联系；
–– 市场开发事宜；
–– 未来潜力；
–– 服务标准；
–– 财务标准；
–– 政治、社会、经济稳定等外部环境。
3、奖励旅游
与协会会议、公司会议等类似，奖励旅游项目的决策制定主要取决于公司的传播战略。但因为公司或奖励旅游的目标等不同，奖励旅游项目的决策者也各有差异，常见的有奖励旅游公司、董事会、奖励旅游项目委员会、公司相关管理部门、差旅管理公司或活动管理公司等。
图8 奖励旅游的决策制定过程
图9 奖励旅游项目的最终决策者
报告显示，总的来说，奖励旅游项目的筹备时间较短，平均筹备时间是半年至一年。
图10 奖励旅游项目的筹备时间
由于奖励旅游的性质，在决策时应主要考虑以下因素：
–– 服务标准；
–– 财务标准；
–– 情感标准（the wow factor）。
延伸阅读
报告第6-8章分别从协会会议和代表会议、公司会议以及奖励旅游项目的角度，阐释了不同会议和奖励旅游组织者的需求与期望。
报告第9章从目的地的角度，介绍了部分会议业发达国家和城市的成功经验。
UNWTO和ETC在欧洲选取了德国会议局（GCB）、塞尔维亚会议局（SCB）、维也纳会议局（VCB）和布拉格会议局（PCB），在亚洲选取了马拉西亚会展局（MyCEB）和新加坡展览和会议局（SECB），在北美、拉丁美洲地区分别选了温哥华旅游局（Tourism Vancouver）和波哥大大都市区会议局（GBCB，注：哥伦比亚首都）。
上述案例国家或城市会议局/会展局/展览和会议局的成功实践，值得进一步关注。
报告第10章从目的地发展的角度，提出了相关结论和建议：
1) 正确认识会议和奖励旅游业（MCCI Industry）的重要性
2) 对会议和奖励旅游组织者的需求和期望作出合适的回应
3) 充分发挥会议局（CB/CVB）的价值
敬请订阅“活动研究”，关注2015年国际会展业发展十份报告解读。